SISTEMAS DE INFORMACION GERENCIAL

SISTEMAS DE INFORMACION
GERENCIAL

Los últimos
años se han caracterizado por un substancial crecimiento en la instalación
de sistemas de información diseñados para el manejo integral de los
recursos corporativos, mas conocidos como Enterprise Resource Planning
Software. Buena parte de este crecimiento se debe a la existencia cada
vez mayor de ofertas de este tipo de aplicaciones dejando claro que
es relativamente mas económico implementar acciones como SAP, Oracle
y otras, que desarrollar los cambios pertinentes en las aplicaciones
actuales. Esta economía es en su mayoría en tiempo de implementación,
y en algunos casos en costo.

 

Dado que la
inversión económica es alta, se ha vendido también su utilización
como la posibilidad, por fin, de tener un sistema de información gerencial.
En nuestra definición, un sistema de información Gerencial debe permitir
a la Gerencia la toma de decisiones basadas en información oportuna,
y veraz. Sin embargo, mientras los ERP están diseñados para el manejo
de información por transacciones, la información gerencial requiere
otro tipo de manejo de la información, más estadístico, de tendencias,
comparaciones y análisis, procesos para los cuales los ERP no están
diseñados.

 

Esta es la razón
fundamental por la cual un Sistema de Información Gerencial normalmente
no esta incluido dentro de las grandes aplicaciones de ERP. Un sistema
optimizado para el manejo diario de grandes volúmenes de información
transaccional como la facturación, la explosión de materiales, los
abonos a la cartera, o la contabilización del movimiento de la empresa,
no se puede sobrecargar con el proceso de información histórica y
comparativa de resultados.

 

Para la implementación
del Sistema de Información Gerencial es importante hacer claridad que
la información oportuna no implica tener la última factura o el último
pago registrado en este sistema. La información gerencial se produce
con base en movimientos históricos, tendencias, y análisis sobre proyecciones.
Es muy poco lo que la factura de hace tres minutos pueda afectar este
análisis. Normalmente se define como periodo apropiado de oportunidad,
el movimiento del día anterior. Es decir, a las 8 de la mañana de
hoy debo tener la información con movimiento hasta las 8 de la noche
de ayer. Es importante entonces que en los procesos transnacionales
se incluyan unos procesos posteriores de resumen o clasificación en
otras bases de datos distintas a las diarias para poderlas utilizar
en el proceso de análisis sin entorpecer la operación.

 

Por otro lado,
la información transaccional no es suficiente. Se requieren definiciones
de indicadores que normalmente tienen componentes externos a la compañía,
como la tasa de cambio del dólar, o la tasa de interés bancario, e
información que se produce en otros sistemas, como el presupuesto de
operación.

 

Hoy en día
existe la tecnología que permite el establecimiento de sistemas de
información gerencial en la profundidad y complejidad que se quiera.
Conozco de empresas que presentan a su gerente, seis a ocho semáforos
con indicadores de Verde, Amarillo y Rojo dependiendo del resultado
del día anterior del indicador definido. Se tiene la posibilidad de
irse hasta el detalle en cualquiera de estos semáforos, para determinar
las causas de su estado, y así poder tomar decisiones que permitan
corregir o aprovechar la situación.

 

La definición
de un sistema de información gerencial se fundamenta en el establecimiento
de los indicadores de gestión, números que permitan medir como avanza
la compañía hacia las metas establecidas. No tiene sentido establecer
in SIG en empresas que no manejan objetivos claramente definidos y difundidos.
La mayor dificultad es el establecimiento de estos indicadores.

 

Se espera que
la información transaccional que se procesa en los ERP produzca la
información requerida de estas transacciones en el sistema de información
gerencial. Por esta razón es imperante que las definiciones se hacen
a nivel de codificación en los ERP tengan presente que se requerirá 
clasificaciones en múltiples formas aun no definidas, para el SIG.
Una definición equivoca de estas codificaciones, en aras de la celeridad
para su implementación, puede definir la imposibilidad de establecer
un SIG que realmente cumpla con el objetivo de presentar la información
requerida para tomar decisiones.